Personvernerklæring

Medlearn er behandlingsansvarlig overfor de som er interessert i våre studier, våre studenter, de besøkende på våre digitale plattformer, jobbsøkere osv. Dette innebærer at det er vi som har ansvar for at dine personopplysninger behandles på en lovlig måte i henhold til personopplysningsloven («pol.» som inkluderer den europeiske personvernforordningen; General Data Protection Regulation, «GDPR» i norsk rett), og at behandlingen er nødvendig for å oppfylle uttrykkelig angitte og relevante formål.

Hvis personopplysninger deles mellom selskapene i NKI Holding, tegnes det databehandleravtale mellom de respektive selskap. 

Nedenfor finner du en beskrivelse av hvilke opplysninger vi behandler, hva vi gjør med dem og hvordan ditt personvern ivaretas. Om du har spørsmål til denne erklæringen eller andre ting er det bare å ta kontakt, se vår kontaktinformasjon under punkt 8.

Når du oppgir opplysninger om deg selv for å søke studieplass hos Medlearn, bruker vi opplysningene for å behandle din søknad og administrere ditt eventuelle studentforhold.

Når du henvender deg til NKI med ulike forespørsler om saker relatert til dine studier eller søknader, lagres henvendelsen og saksbehandling knyttet til denne. Og når du oppgir opplysninger om deg selv for å motta informasjon om Medlearns tjenester, studier eller av andre grunner komme i kontakt med oss, bruker vi disse for å kunne svare på dine henvendelser og yte kundeservice.

For disse formålene behandles følgende opplysninger:

Fullt navn
Telefonnummer
E-postadresse
Postadresse
Fødselsnummer
Dokumentasjon du sender for å dekke opptakskrav til utdanningen du søker på, f.eks. vitnemål, kursbevis, attester osv.
Dokumentasjon på tidligere utdanning tatt hos Medlearn, f.eks. gjennomførte og nåværende kurs, eksamensresultater, arbeidskrav, oppnådde studiepoeng osv.
Arbeidsgiverinformasjon når det er aktuelt for søknader til videreutdanning/fagskole
som inkluderer opplysninger om deg hos samarbeidspartnere listet opp i punkt 4.
Annen informasjon du oppgir i henvendelsen

Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg eller for å gjennomføre tiltak på din anmodning før en avtaleinngåelse (GDPR. art. 6 (1) b og f) og vår berettiget interesse i å følge deg opp hvis du ikke takker ja til studieplass innen kort tid. Noe av informasjonen er vi pliktige til å behandle etter lovgivning som gjelder for vår virksomhet (GDPR art. 6 (1) c), slik som slik som fagskoleloven.

Dersom henvendelsen gjelder et kurs eller studie du vurderer, eller andre henvendelser, er behandlingsgrunnlaget vår berettigede interesse av å håndtere og svare ut henvendelser som vi mottar fra deg (GDPR art. 6 (1) f).

Opplysningene ovenfor lagres i 3 år, eller så lenge du er aktiv student hos Medlearn.

Når du har fått studieplass/kursplass og gjennomfører studiet, behandler vi opplysninger som er nødvendig for å gjennomføre opplæringen iht. studiet/kurs, herunder undervisning, oppgaver og eksamen. Når du henvender deg til Medlearn med ulike forespørsler om studieveiledning lagres henvendelsen og saksbehandling knyttet til denne. Og når du oppgir opplysninger om deg selv for å motta informasjon om Medlearns tjenester, studier eller av andre grunner komme i kontakt med oss, bruker vi disse for å kunne svare på dine henvendelser og yte kundeservice.

For disse formålene behandles følgende opplysninger:

Fullt navn
Telefonnummer
E-postadresse
Postadresse
[Kjønn]
[Bilde]
Materiale og informasjon lagret av deg i Medlearns digitale læringsplattformer
Datalogg over din aktivitet på våre digitale læringsplattformer
Dine besvarelser og eksamensresultater
[Opptak av overnevnte]

Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg eller for å gjennomføre tiltak på din anmodning før en avtaleinngåelse (GDPR. art. 6 (1) b), eller for å oppfylle våre plikter etter relevant lovgivning virksomhet (GDPR art. 6 (1) c), slik som slik som fagskoleloven.

Materiale og informasjon i vårt undervisningsverktøy lagres så lenge du har en aktiv brukerkonto, er aktiv på et studium eller kurs. Brukerkonto og tilgang til verktøyet avsluttes noen måneder etter at du ikke lenger er aktiv student. Dine vitnemål, eksamensresultater og studentstatus blir lagret for alltid. Øvrige opplysningene ovenfor lagres i 3 år, eller så lenge du er aktiv student hos Medlearn .

Når du ikke lenger er student hos Medlearn, behandler vi opplysninger som er nødvendig for å besvare eventuelle spørsmål eller forespørsler fra deg knyttet til fulført studie. For dette formålet behandles følgende opplysninger:

Fullt navn
Telefonnummer
E-postadresse
Postadresse
Hvilket studium du har gått på hos Medlearn
Annen informasjon du oppgir i henvendelsen

Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg eller for å gjennomføre tiltak på din anmodning før en avtaleinngåelse (GDPR. art. 6 (1) b), eller for å oppfylle våre plikter etter relevant lovgivning virksomhet (GDPR art. 6 (1) c), slik som slik som fagskoleloven.

Dine vitnemål, eksamensresultater og studentstatus blir lagret for alltid. Øvrige opplysningene ovenfor lagres i 3 år.

For å ivareta særskilte behov du som student kan ha, som tilrettelegging av undervisning, eksamen, mv. kan vi også behandle sensitive opplysninger om deg, som for eksempel helseopplysninger. Behandlingen av slik opplysninger er basert på ditt uttrykkelige samtykke (GDPR art. 9 nr. 2).

Vi sender nyhetsbrev på e-post dersom du abonnerer på det, slik at du kan motta ulike typer informasjon og tilbud om Medlearns tjenester. Det er frivillig å melde seg på for å motta nyhetsbrev, og du vil kun motta dette om du har gitt klart samtykke (GDPR. Art. 6 (1) a og markedsføringsloven § 15). Det er enkelt å melde seg av nyhetsbrevet, enten ved å kontakte oss eller ved å klikke på link for avmelding nederst i alle nyhetsbrev fra oss. E-poster fra oss for å følge opp vår avtale med deg, som for eksempel kvitteringer, bekreftelser eller oppdateringer knyttet til kjøp av og gjennomføring av kurs, er det ikke mulig å melde seg av. 

Vi ønsker at våre nyhetsbrev skal oppleves som relevante og verdifulle for deg. Hvis vi har samtykke fra deg til det bruker vi den informasjonen vi til enhver tid har om deg til å tilpasse nyhetsbrevene slik at innholdet blir mest mulig interessant og relevant. Dette kan for eksempel være navn og interesseområder, dersom du har oppgitt dette, samt studiehistorikk.

Ved utsendelse av nyhetsbrev kan vi måle åpningsraten til nyhetsbrevet og klikk på linker, og lage statistikker og analyser for å forbedre våre nyhetsbrev. Det rettslige grunnlaget for dette er vår berettigede interesse i å ha relevante nyhetsbrev (GDPR art. 6 (1) f).

Vi bruker Loopify som vår nyhetsbrevleverandør. Les Loopify sin personvernerklæring her.

I rekrutteringssammenheng behandler vi personopplysninger vi har mottatt av jobbsøker for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtaleinngåelse (GDPR. art. 6 (1) b), eller basert på jobbsøkerens samtykke, jf. GDPR. art. 6 (1) a). Sensitive personopplysninger som behandles i denne forbindelse er nødvendige for at Medlearn skal kunne oppfylle sine forpliktelser som mulig arbeidsgiver (GDPR. art 9 (2) b), og kun med ditt samtykke.

Eventuelle evne- og personlighetstester, samt søk på nettet, baserer seg på Medlearns berettigede interesse i å finne riktig kandidat (GDPR. art. 6 (1) f). Vi vil kun kontakte jobbsøkerens referanser dersom vi har innhentet samtykke til dette (GDPR. art. 6 (1) a.

Medlearn har disse nettsidene:

Ved besøk på nettsidene plasseres en cookie som brukes til å gjenkjenne din datamaskin, nettbrett eller mobiltelefon. En cookie er en liten tekstfil som mange hjemmesider benytter for å kunne gjenkjenne din datamaskin, mobil eller nettbrett fra gang til gang.

En informasjonskapsel er en passiv fil og vil ikke kunne spre virus eller andre skadelige programmer. Den gir informasjon om din aktivitet på våre nettsider. Den gjør det lettere for din bruk av nettsiden, da cookies gjør at din mobiltelefon eller datamaskin f.eks. husker login-opplysninger ved ditt neste besøk.

Cookies gir oss også noe informasjon om din adferd på våre nettsider. Blant annet kan vi holde oversikt over hvilke kurs du har lagt i handlekurven, gi deg nødvendig informasjon i brukerkontoen din, og til å få statistikk fra nettsiden for å analysere trafikken vår. Vi bruker også cookies for å gi innhold og annonser et personlig preg, for å levere funksjoner knyttet opp mot sosiale medier. 

Våre nettsider bruker en kombinasjon av nødvendige cookies, preferanse-cookies, statistikk-cookies og markedsførings-cookies, og noen er lagt inn av tredjepartstjenester som vises på våre sider. 

Når du besøker våre hjemmesider, innhenter vi følgende opplysninger om deg:

IP-adresse (som er en identifikasjon på din maskin),
informasjon om din nettleser,
operativsystem,
omtrentlig lokasjon,
samt hvilken nettside du kom fra

Vi behandler disse dataene basert på vår berettigede interesse (GDPR. art. 6 (1) f) for å sikre problemfri tilkobling til nettstedet, komfortabel bruk av nettstedet vårt, for å evaluere systemsikkerhet og stabilitet og også for videre administrative formål. Denne informasjonen lagres i maksimalt to år, men det meste av informasjonen lagres kortere enn dette. I vår cookieerklæring finner du de konkrete slettefristene.

Vi bruker også informasjonskapsler for å kunne tilby markedsføring og analyse. Mer informasjon om denne behandlingen finner du under punktet om sosiale medier og punktet om statistikk og analyse nedenfor.

Du kan også lese mer om vår bruk av informasjonskapsler i vår cookieerklæring.

Vi behandler dine personopplysninger for å ha mulighet til å vise deg mer relevante annonser i digitale flater, også i sosiale medier. NKI har kontoer på Facebook, Tiktok, Instagram, Spotify, LinkedIn, Snapchat og YouTube.

De sosiale mediene gir oss tilgang til å se innlegg, liker-klikk, følgere, kommentarer og meldinger, i tillegg til aggregerte opplysninger om besøk og aktivitet på våre sider, tavler og tilpassede annonser. Vår behandling er basert på vår berettigede interesse i å nå ut til kunder og mulige kunder (GDPR art. 6 (1) f).

De sosiale mediene er behandlingsansvarlige for den informasjonen du legger igjen der. Vi lagrer ikke disse opplysningene selv, men vi har tilgang til dem så lenge vi har vår side på det sosiale mediet. Du kan når som helst slette opplysninger om deg, f.eks. ved å fjerne innhold eller reaksjoner du har publisert. Merk at dine opplysninger ikke slettes bare ved at du slutter å følge vår side.

Facebook og Instagram behandler personopplysninger i USA og andre land som er opplistet i deres personvernerklæring. Du kan få mer informasjon om hvordan Facebook, Tiktok, Instagram, Spotify LinkedIn, Snapchat og YouTube behandler personopplysninger i deres respektive personvernerklæringer. Vi oppfordrer deg til å lese disse. Overføringsgrunnlaget baserer seg på EUs standardklausuler.

Dersom du samtykker til det, bruker vi Google Analytics for å få informasjon om hvilke sider som er mest besøkt, hvor brukerne kommer fra, på hvilke tidspunkter sidene er besøkt osv. for å bedre kunne forstå hvordan våre brukere benytter nettstedet, for å opprettholde brukersesjonen din på våre nettsider, for statistikk, for å studere trafikk, bruksmønstre og trender på nettsiden.

Ved å analysere statistikken kan vi bedre forstå markedstrender. Dette gjør vi for å kunne forbedre og videreutvikle produktene og tjenestene vi tilbyr. Så langt det er mulig forsøker vi å gjøre dette med anonyme opplysninger, uten at vi kan knytte opplysningene spesifikt til deg.

Du kan deaktivere informasjonskapsler fra Google Analytics her. Du vil også få mulighet til å administrere og gi samtykke når du besøker nettsiden vår (GDPR. art. 6 (1) a).

Medlearn er lovpålagt å oppfylle enkelte forpliktelser som innebærer behandling av personopplysninger. Slike forpliktelser vil f.eks. være i tilknytning til bokføringsloven krav om lagring og sammenstilling, og pålegg om å fremlegge opplysninger for kompetent myndighet i henhold til lovgivning (GDPR. art. 6 (1) c).

Beskyttelsen av dine personopplysninger har høy prioritet hos oss. Vi jobber kontinuerlig for å beskytte dine personopplysninger og annen konfidensiell informasjon. Våre sikkerhetstiltak inkluderer fysiske, tekniske og administrative tiltak.

Våre ansatte får opplæring og veiledning om hvordan man håndterer personopplysninger på en trygg måte. Vi har rutiner og tilgangskontroll for å forhindre tap eller utlevering av dine personopplysninger.

Ethvert brudd på våre sikkerhetsrutiner blir dokumentert. Vi har prosedyrer og kapasitet til å oppdage og håndtere sikkerhets- og personvernbrudd. Hvis det oppdages slike brudd vil dette bli rapportert til ledelsen, risikoen for sikkerhetsbrudd vil bli vurdert, og Datatilsynet vil bli varslet om nødvendig. Du vil også bli varslet som bruker dersom sikkerhetsbruddet utgjør en høy personvernrisiko for deg.

I noen tilfeller vil det være nødvendig å dele din informasjon videre til andre foretak som Medlearn samarbeider med.  Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering, og vi selger ikke dine opplysninger til andre.

Medlearn har oppgitt ditt navn, adresse og personnummer til Fair slik at Fair får fakturert riktig person på vegne av Medlearn og kan bruke dagen digitale løsninger for fakturahåndtering.

I visse tilfeller vil noen studenter få refundert alt eller deler av det de har betalt inn til Medlearn. Navn, adresse og kontonummer blir i denne sammenheng også overført til vårt regnskapsbyrå Azets slik at Azet kan få utført riktig tilbakebetaling til student.

I undervisning, oppfølging, innlevering av oppgaver, eksamen og tilbakemeldinger på oppgaver og eksemare, bruker vi følgende læringsplattformer og verktøy:

Canvas fra Instructure Global Ltd. 
Teams/Microsoft 365 fra Microsoft Norge AS
Salesforce fra Salesforce UK Ltd.
Wiseflow
StudentPulse

Vi deler også opplysninger som vi er lovpålagt (GDPR art. 6 (1) c), som er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg (GDPR art. 6 b), eller etter en berettiget interesse (GDPR art. 6 (1) f) til Lånekassen, Nav og DBH (Database for statetikk om høyere utdanning.

Medlearn har videre partnerne våre innen sosiale medier, annonsering og analysearbeid. I de tilfeller hvor du aksepterer at vi tilpasser vår markedsføring til andre annonseplattformer, vil denne overføringen basere seg på ditt samtykke, få mer informasjon under punktet om nyhetsbrev, Disse opplysningene kan kombineres med annen informasjon du har gjort tilgjengelig for dem, eller som de har samlet inn gjennom din bruk av tjenestene deres. Per i dag bruker vi Google Analytics (GA4). Les mer deres bruk her. Dataene som samles inn gjennom vår bruk av slike analyseverktøy behandles i et anonymt format, og vi kan dermed ikke knytte informasjonen til deg.

Noen av våre underleverandører, for eksempel Google Analytics (GA4) har drift utenfor EU/EØS. Denne bruken innebærer derfor overføring av dine personopplysninger ut av EU/EØS. Disse overføringene har grunnlag i [overføringsgrunnlag]. Kontakt oss for mer informasjon [eller evt. tilgang til grunnlag dersom det er aktuelt.

For mer informasjon om hvem som har tilgang til opplysningene dine, vennligst kontakt oss på kontaktopplysningene oppgitt i punkt 9 nederst i denne erklæringen.

Dine personopplysninger lagres bare så lenge de er nødvendige for å oppnå formålene som beskrevet i denne personvernerklæringen eller så lenge som det foreskrives i loven. Konkret lagringstid er angitt under beskrivelsen av de ulike behandlingsaktivitetene der det er mulig.

Informasjon fra kundeservice og GDPR-forespørsler oppbevares i tre år. Informasjon vi er pliktig å lagre etter bokføringsloven lagres så lenge vi er pliktig å beholde dem, som regel tre og et halvt eller fem år.

Lovverket gir deg flere rettigheter for å hjelpe deg med å ivareta ditt personvern. Du har rett på informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger, på innsyn i dine personopplysninger, rett til å be oss korrigere, slette eller begrense bruken av opplysninger om deg, be om utlevering av opplysninger om deg, protestere, reservere deg, trekke tilbake til samtykker eller klage på vår bruk av personopplysninger. Kontakt oss hvis du ønsker å gjøre gjeldende noen av dine rettigheter.

Ønsker du å klage på vår behandling av personopplysninger kan du klage til Datatilsynet, men vi håper at du vil ta kontakt med oss først.

Rettighetene dine inkluderer:

Informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger

Du har rett til informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger. Du har rett på innsyn i dine personopplysninger, rett til å be oss korrigere, slette eller begrense bruken av opplysninger om deg, be om utlevering av opplysninger om deg, protestere, trekke tilbake til samtykker eller klage på vår bruk av personopplysninger. Det viktigste med informasjonsplikten er at den skal sikre du kan forstå hvordan personopplysninger blir behandlet, hvilke konsekvenser behandlingen kan ha, hvilke rettigheter du har og hvordan disse rettighetene kan tas i bruk.

Innsyn i dine personopplysninger

Du har rett til å be om innsyn i dine egne personopplysninger. Dette betyr at du skal få vite om vi samler inn og bruker opplysninger om deg. Du vil også ha rett til å be om innsyn i vår vurdering av behandlingsgrunnlaget for de de behandlingene som beror på berettiget interesse dersom du ber om dette.

Korrigere dine personopplysninger

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er korrekte og oppdaterte, og du kan be oss rette opp i feilaktige, irrelevante eller ufullstendige opplysninger.

Slette dine personopplysninger

Du har i visse tilfeller rett til å be om sletting av personopplysninger. Dette gjelder eksempelvis når lagring av opplysningene ikke lenger er nødvendig for å oppnå formålet med behandlingen, eller hvis du trekker tilbake samtykke og det ikke finnes annet rettslig grunnlag for behandlingen.

Begrense bruk av dine personopplysninger

Du kan be oss begrense behandlingen av personopplysninger om deg.

Dataportabilitet

Du har rett til å be om at personopplysninger utleveres fra oss til en annen organisasjon eller deg direkte. Formålet med denne rettigheten er å gi deg kontroll over egne opplysninger. Retten gjelder kun opplysninger som du selv har gitt til oss, og bare når vi bruker opplysningene til å oppfylle en avtale med deg eller bruken av opplysningene er basert på ditt samtykke.

Protestere mot behandling av dine personopplysninger

Du har rett til å protestere mot innsamling og bruk av personopplysninger dersom det foreligger grunner knyttet til din særlige situasjon eller i de tilfeller hvor vi behandler personopplysninger basert på vår berettigede interesse. I tillegg har du mulighet til å protestere på behandlingen innebærer profilering, herunder målrettet annonsering.

Trekke tilbake ditt samtykke

Du kan når som helst velge å endre dine personopplysninger, og du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke, noe som vil innebære at medlemskapet avsluttes. Dette kan du enten gjøre selv, eller kontakte oss for å få hjelp. Ønsker du ikke at vi benytter automatiserte avgjørelser og profilering av dine personopplysninger, kan du når som helst trekke tilbake ditt samtykke.

Innholdet i erklæringen kan bli endret fortløpende, og endringer vil bli publisert på våre nettsider:

nki.no
medlearn.no

I tilfelle vesentlige endringer vil vi så langt det er praktisk mulig varsle deg om dette per e-post.

Hvis du har spørsmål om denne erklæringen eller vår behandling av personopplysninger, kan du kan du kontakte Medlearn på våre kontaktpunkt:

NKI Holding AS
e-post: personvern@nki.no
Adresse: Universitetsgata 2, 0164 Oslo
Postadresse: PB 6674 St. Olavs plass, 0129 Oslo

Personvernerklæring

1. Medlearn's rolle

2. Hvilke opplysninger behandler vi for hvilke formål? 2.1 Før du bli student hos Medlearn

2.2 Gjennomføring av studiet

2.3 Kundeservice og studieveiledning

2.4 Særlige behov

2.5 Nyhetsbrev

2.6 Rekruttering

2.7 Besøk på vår nettsider

2.8 Sosiale medier

2.9 Statistikk og analyse

2.10 Andre behandlinger

3. Sikkerhetstiltak

4. Utlevering av personopplysninger til andre

5. Hvor lenge lagres dine opplysninger?

6. Dine rettigheter

7. Endringer

8. Kontaktinformasjon